Personvernerklæring

Hvem vi er

Kordinert leveres av Birget AS, org.nr 933 189 775, Oslo, Norge. Du når oss på support@kordinert.no.

Vi har ikke personvernombud. Henvendelser om personvern går til den samme adressen og besvares av oss.

Hvem som er ansvarlig for hva

Ansvaret er delt i to, og det avgjør hvem du skal henvende deg til.

Koret ditt er behandlingsansvarlig for opplysningene koret registrerer om medlemmene sine: medlemsliste og medlemshistorikk, oppmøte og svar på aktiviteter, permisjoner, notater, kontingent, innlegg og meldinger. Birget AS er databehandler for disse og behandler dem bare etter korets instruks, etter databehandleravtalen koret godtok da det ble opprettet.

Birget AS er selv behandlingsansvarlig for plattformkontoen din (innlogging og profil), for faktureringen av korets abonnement og for teknisk feillogging.

Gjelder henvendelsen din opplysninger koret er ansvarlig for, kan vi videresende den til korets eier og si fra til deg at vi har gjort det. Vi sletter aldri et kors opplysninger på eget initiativ.

Hvilke opplysninger som behandles

Avhengig av hvordan koret ditt bruker Kordinert behandler vi:

• Kontoopplysninger: navn, e-postadresse, innloggingsinformasjon og hvilket språk du har valgt.
• Profilopplysninger du eller koret legger inn: telefonnummer, fødselsdato, adresse, pronomen, profilbilde og eventuelt en pårørendekontakt.
• Medlemskapshistorikk: stemmegruppe, status, opptak, prøvetid, permisjoner, komiteer og roller i koret.
• Aktivitet: svar på øvelser og konserter, og registrert oppmøte.
• Innhold: innlegg, kommentarer, meldinger og filer du deler i koret.
• Kontingent: krav, fakturaer og registrerte betalinger ført av korets styre.
• Teknisk: push-varsel-tokens for mobilappen, kalenderabonnementets adresse, nødvendige informasjonskapsler og driftslogger.

Hva vi bruker opplysningene til, og med hvilket grunnlag

Korets medlemsopplysninger behandles på grunnlag av korets berettigede interesse i å drive kortilbudet sitt — å holde medlemslisten, planlegge øvelser og produksjoner, registrere oppmøte, sende beskjeder og føre kontingent (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

At kontaktopplysningene dine er synlige for de andre medlemmene, skjer bare hvis du har samtykket til det (artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Du kan trekke samtykket tilbake når som helst, og det påvirker ikke lovligheten av behandlingen før du trakk det.

Plattformkontoen din behandles for å oppfylle avtalen med deg (artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Fakturering og regnskap behandles for å oppfylle en rettslig forpliktelse (artikkel 6 nr. 1 bokstav c, bokføringsloven). Feillogging og sikkerhetslogger behandles på grunnlag av vår berettigede interesse i at tjenesten er stabil og trygg.

Vi bruker ikke opplysningene til markedsføring, vi selger dem aldri videre, og ingen avgjørelser om deg tas automatisk eller ved profilering.

Særlige kategorier av opplysninger

Medlemskap i et kirkekor kan røpe religiøs overbevisning. Behandlingen skjer da etter artikkel 9 nr. 2 bokstav d, som tillater at en ideell organisasjon med religiøst formål behandler opplysninger om sine egne medlemmer, og opplysningene deles ikke utenfor koret uten samtykke.

Skriver du en helseopplysning inn i en permisjonssøknad — sykdom, graviditet, forhold i familien — behandles den på grunnlag av ditt uttrykkelige samtykke (artikkel 9 nr. 2 bokstav a). Begrunnelsesteksten slettes automatisk seks måneder etter at permisjonen er over, og den følger aldri med i varsler.

Alder

Du må være minst 13 år for å ha en egen konto i Kordinert. Er du under 18, registrerer koret en foresatt som pårørendekontakt. Barn under 13 får ingen konto: koret registrerer dem med en foresatt som kontaktperson.

Hvor lenge vi lagrer

Hovedregelen er at opplysninger lagres så lenge du har konto og koret ditt bruker tjenesten. I tillegg sletter vi automatisk:

• Konto som ikke har vært brukt: vi varsler på e-post etter 24 måneder uten innlogging, og sletter kontoen tre måneder senere. Logger du inn i mellomtiden, stopper slettingen av seg selv.
• Pårørendekontakten: fjernes når ditt siste aktive medlemskap i et kor tar slutt.
• Notater korets ledelse har skrevet om deg: slettes 12 måneder etter at medlemskapet er avsluttet.
• Begrunnelsen i en permisjon: slettes seks måneder etter at permisjonen er over.
• Lesekvitteringer på innlegg: slettes etter 90 dager.
• Varsler: arkiveres 90 dager etter at de er lest, og slettes 90 dager etter arkivering. Utsendingskø og sammendrag slettes 30 dager etter utsending.
• Importfiler med medlemslister: slettes 30 dager etter at importen er fullført eller sist rørt.
• Push-tokens fra enheter som ikke har vært i bruk på 90 dager: slettes.
• Avslåtte og trukne søknader om å bli med i et kor: slettes seks måneder etter avgjørelsen.
• Regnskapsmateriale — fakturaer, betalinger og kontingentkrav: oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, som bokføringsloven § 13 krever.
• Driftslogger: 30 dager. Revisjonsspor over hvem som gjorde hva: fem år, med den som utførte handlingen pseudonymisert hvis kontoen slettes.

Korets egen historikk

Meldinger har ingen automatisk slettefrist i denne versjonen, og korets historikk — hvem som sang, når, i hvilken stemmegruppe, med hvilket oppmøte — er korets eget arkiv og beholdes så lenge koret finnes. Sletter du kontoen din, blir denne historikken stående under betegnelsen «Tidligere medlem», uten navn og kontaktopplysninger. Det er begrunnelsen for at vi pseudonymiserer i stedet for å slette: opplysningene er korets like mye som dine.

Sletting av konto

Du sletter kontoen din selv under Min profil. Vi sender en bekreftelse på e-post, og først når du har åpnet den starter fristen: kontoen slettes 14 dager senere. Angrer du, avbryter du slettingen under Personvern i Min profil når som helst innenfor de 14 dagene. Er du eneste eier av et kor, må du først gi eierskapet videre — ellers står koret uten noen som kan administrere det.

Når slettingen kjører, fjernes innloggingen din, navn og kontaktopplysninger overskrives, profilbildet slettes, notater om deg slettes og begrunnelser i permisjoner tømmes. Du meldes ut av korene du er medlem av, rollene dine avsluttes, og navnet ditt fjernes også fra varsler som ligger hos andre. Innlegg og vedlegg du har laget blir stående uten navnet ditt, fordi de er en del av korets og de andre deltakernes egen samtale. Vil du ha et bestemt innlegg bort, kan du slette det selv når som helst.

Noe består: regnskapsmateriale i fem år fordi bokføringsloven krever det, revisjonsspor med deg pseudonymisert, og korets pseudonymiserte historikk. Det står i svaret du får.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i opplysningene vi har om deg, til å få dem rettet, til å få dem slettet, til å få behandlingen begrenset mens en uenighet avklares, til å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse, og til å få opplysningene utlevert i et maskinlesbart format.

Du henter en fullstendig kopi av opplysningene dine selv under Min profil — den går på tvers av alle korene du er med i og tar med plattformopplysningene. Profilen din retter du selv, og korets ledelse kan rette medlemsopplysninger og historikk.

Ber du om begrensning, setter korets ledelse en markering som skjuler deg fra medlemsoversiktene og stanser varsler til og om deg inntil saken er avklart.

Henvendelser sendes til support@kordinert.no og besvares innen én måned. Er saken sammensatt, kan vi forlenge med inntil to måneder, og da sier vi fra innen den første måneden. Du kan når som helst klage til Datatilsynet (https://www.datatilsynet.no/).

Hvor dataene lagres og hvordan de sikres

Databasen, filene og innloggingen driftes på egen infrastruktur i EU/EØS. Hvert kor er isolert med radnivå-sikkerhet i databasen: en spørring fra ett kor kan ikke nå et annet kors opplysninger, uavhengig av hva klienten ber om.

All trafikk går kryptert. Tilgang internt er begrenset til dem som trenger den, og alle administrative handlinger logges. Vi tar sikkerhetskopi daglig, oppbevarer kopiene kryptert i 30 dager og har én kopi utenfor driftsmaskinen.

Sikkerhetskopier skrives ikke om. Sletter vi noe, forsvinner det fra den levende databasen med én gang og faller ut av sikkerhetskopiene når de roterer innen 30 dager. Må vi noen gang gjenopprette fra en kopi, kjøres slettingene på nytt etterpå.

Profilbildet ditt er et unntak vi vil være tydelige på: det ligger på en offentlig adresse. Adressen er ikke mulig å gjette og bildene kan ikke listes opp, men den som har lenken kan åpne bildet uten å logge inn. Vil du ikke ha det slik, la være å laste opp et profilbilde, eller fjern det du har lastet opp.

Hvem vi deler med

Vi bruker et lite antall leverandører til avgrensede oppgaver. Alle har databehandleravtale med oss, og overføringer utenfor EØS skjer på EUs standard personvernbestemmelser (SCC).

• Stripe (Irland/USA) — kortbetaling av korets abonnement. Stripe ser aldri medlemmenes kontingent.
• Sentry (EU-regionen, Frankfurt) — feillogging. Personopplysninger vaskes bort før hendelsen sendes, IP-adresser lagres ikke, sesjonsopptak er slått av, og hendelsene slettes etter 90 dager. Leverandøren er amerikansk, så avtalen bygger på EUs standard personvernbestemmelser.
• Resend (USA) — utsending av e-post: invitasjoner, sammendrag, kontingentfakturaer.
• Expo (USA) — levering av push-varsler til mobilappen.
• Anthropic (USA) — AI-assistert import av produksjonsplaner og Kordinerts MCP-kobling. Begge brukes bare når koret selv slår dem på, og trafikken kjøres uten lagring og uten trening på innholdet.

Tjenester du selv kobler på

Abonnerer du på kalenderen din i Google Kalender, Apple Kalender eller et annet program, henter det programmet aktivitetene og lagrer dem i din egen konto der. Det er utenfor vår kontroll, og du styrer det ved å fjerne abonnementet eller bytte kalenderadresse under Min profil.

Kobler du Kordinert til Claude, ligger svarene på spørringene dine også i din egen Anthropic-konto. Du styrer dem der.

Laster du ned appen, har Apple eller Google kundeforholdet for nedlastingen. Vi får ingen personopplysninger fra dem ut over det du selv oppgir i appen.

Informasjonskapsler

Kordinert setter bare informasjonskapsler som er strengt nødvendige for å levere tjenesten du har bedt om: innlogging, sikkerhet og språkvalg. Slike kapsler krever ikke samtykke etter ekomloven, og derfor har nettstedet ingen samtykkebanner.

Vi bruker ingen markedsførings- eller sporingskapsler, ingen tredjeparts analyseverktøy og ingen sporingspiksler. Hele listen står i informasjonskapselerklæringen.

Endringer i denne erklæringen

Ved vesentlige endringer varsler vi i tjenesten og oppdaterer versjonsnummeret og datoen øverst. Endrer vi noe som påvirker det du har godtatt, ber vi deg godta på nytt.